Tổ chức sự kiện Gala Dinner là chương trình kết hợp giữa tổ chức sự kiện hoặc du lịch với ăn tối, chương trình văn nghệ, ca múa nhạc đặc sắc. Đây là chương trình khá phổ biến hiện nay mà hầu hết các doanh nghiệp thường lựa chọn cho các sự kiện quan trọng của công ty như các sự kiện gặp mặt, tri ân khách hàng.
Số lượng người tham gia trong một sự kiện này thường từ 50 trở lên. Thông thường những đêm tiệc này sẽ có chủ đề riêng do doanh nghiệp đưa ra. Và những vị khách tham dự sẽ “diện” những trang phục theo chủ đề đó.
Các loại hình tổ chức Gala Dinner do GOLDENSTAR MEDIA & EVENT thực hiện bao gồm:
– Tiệc cuối năm
– Tiệc tân niên
– Du lịch teambuilding kết hợp tổ chức Gala Dinner
– Tiệc gặp mặt, tri ân khách hàng, đối tác
– Tiệc chiêu đãi tại lễ khởi công, động thổ, lễ khánh thành, khai trương…
– Tiệc chiêu đãi theo dịp lễ như Tiệc Giáng sinh, tiệc Halloween, tiệc Trung thu, tiệc Quốc tế Phụ nữ…
– Tiệc chiêu đãi tại các hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc toàn quốc
CẦN CHUẨN BỊ GÌ KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER?
1. XÁC ĐỊNH THỜI GIAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER
Gala dinner sẽ được tổ chức vào buổi tối, thời lượng kéo dài từ 3-4 tiếng tùy thuộc vào timeline của chương trình. Đôi khi tổ chức muốn kết hợp team building cùng gala dinner ngay sau đó để tiếp tục giữ không khí và tinh thần của sự kiện ngày hôm đó.
2. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER
Sau khi đã có thời gian cụ thể, chúng ta tính đến địa điểm tổ chức Gala Dinner. Thông thường doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức Gala Dinner tại các nhà hàng, khách sạn 4 đến 5 sao sang trọng. Nếu muốn đổi mới một chút, có thể tổ chức tại các khu dịch vụ ngay gần nơi nghỉ dưỡng như bãi biển, resort, bể bơi…để tạo không khí mới mẻ và hấp dẫn
3. XÂY DỰNG CHỦ ĐỀ, Ý TƯỞNG CHO TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN GALA DINNER
Đây sẽ là yếu tố tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình. Sau khi xác định được hướng đi cho chương trình, ta sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết theo chủ đề, ý tưởng đó. Một số chủ đề cho bạn lựa chọn: Mục tiêu tổ chức, dự án hướng tới, nhân dịp kỉ niệm, một ngày đặc biệt,…Nên tham khảo ý kiến của nhiều người để có ý những ý tưởng, đề xuất tốt nhất.
4. LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER
Kế hoạch cụ thể để lên một chương trình tiệc Gala Dinner gồm có: Lên kế hoạch thời gian, địa điểm, truyền thông, tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức theo yêu cầu và sự hợp lý cho doanh nghiệp, công ty
- Thời điểm diễn ra sự kiện nên được bố trí, cân nhắc
- Một số sự kiện như: Giới thiệu sản phẩm mới, hội thảo, khai trương, teambuilding….Nên tổ chức vào ban ngày, một số sự kiện như lễ kỉ niệm, tiệc sinh nhật, gala dinner, hội nghị khách hàng, tiệc tri ân… Nên tổ chức vào buổi tối tạo không gian trang trọng, ấm cúng.
- Sau khi xác định được ngày giờ tổ chức, địa điểm nơi diễn ra sự kiện, việc tiếp theo là xây dựng truyền thông, gửi thư mời tới khách tham dự. Bố trí nhân sự và triển khai những công việc khác
- Xây dựng kịch bản cho chương trình
- Thiết kế bố trí hội trường
- Chuẩn bị tiệc và đội ngũ nhân viên phục vụ
- Mc, ca sĩ, nhóm nhạc, nhóm biểu diễn tạo không khí cho buổi gala.
- Kiểm soát, kiểm duyệt trước tất cả các khâu trước khi gala bắt đầu
5. THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER
- Đón khách
- Kiểm soát số lượng khách tới để chuẩn bị quà tặng đủ
- Phục vụ tiệc đảm bảo, chu đáo nhiệt tình
- Mc dẫn chương trình cần linh hoạt, xử lý thông minh trong các tình huống phát sinh khác
- Các tiết mục văn nghệ, nghệ thuật đảm bảo đúng tiền độ thời gian, đặc sắc
- Một số chương trình trò chơi để gắn kết các khách mời tham dự
- Gửi lời cảm ơn tới các khách mời và quà tặng kèm theo
- Giám sát mọi bộ phận để chương trình được diễn ra trọn vẹn hoàn hảo
- Phương án dự phòng
6. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG CHO TỔ CHỨC GALA DINNER
- Mục tiêu hướng tới trong sự kiện
- Làm nổi bật thương hiệu, mục tiêu của bữa tiệc
- Lồng ghép, đan xen khéo léo trong khi sự kiện diễn ra
- Sử dung một số mạng xã hội phổ biến nhằm thông báo sự kiện diễn ra
- Trang trí tạo điểm nhấn bằng chính logo, thương hiệu của doanh nghiệp tại nơi diễn ra
- Quà tặng phù hợp với nhiều đối tượng khách mời, có dấu ấn riêng của doanh nghiệp
Sau khi sự kiện diễn ra sử dụng hình ảnh, video trong sự kiện tạo ra hiệu ứng thành công, lan truyền, hứa hẹn sự kiện sắp tới thành công hơn, tuyệt vời hơn
7. KỊCH BẢN TỔ CHỨC GALA DINNER
Kịch bản cho doanh nghiệp, công ty tham khảo:
-
- Đón khách tại sảnh: khách vào từ cửa chính, thang máy,… PG, lễ tân đón khách và check in ( 15 phút )
- Ổn định khách mời: Sắp xếp, bố trí chỗ ngồi cho khách ( 15 phút )
- Khai mạc: Mc giới thiệu, cảm ơn sự có mặt của khách mời, dẫn dắt tiết mục đầu tiên (15 phút )
- Phát biểu: Mời đại diện lên phát biểu và khai tiệc (5 phút )
- Dự tiệc: Khi khác mơi dùng tiệc, ca sĩ trình diễn… ( 30 phút )
- Tiết mục văn nghệ, nghệ thuật khác nếu có ( 15 phút )
- Game show: Mc mời khách mời lên sân khấu tham gia các trò chơi đã chuẩn bị ( 30 – 40 phút )
- Văn nghệ cây nhà lá vườn: Tự chuẩn bị nếu không có thì bỏ qua (20 phút)
- Chia sẻ những kỉ niệm, thành tựu: ( 20 phút ) có thể bỏ qua nếu không chuẩn bị
- Vòng quay may mắn, bốc thăm trúng thưởng: Mc và lãnh đạo bốc thăm tuyên bố con số may mắn ( 20 phút )
- Bế mạc: Mc gửi lời cảm ơn khách mời, đại diện doanh nghiệp phát biểu đôi lời, tuyen bố kết thúc chương trình ( 5 – 7 phút )
Kết thúc chương trình: Chụp ảnh lưu niệm, tiễn khách, trao quà tại lễ tân
8. LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER
-
-
- Xây dựng kịch bản tổ chức càng chi tiết càng tốt, trò chơi tập thể Gala dinner kịch tính phải tạo nhiều điều hấp dẫn trong gameshow đêm tiệc, người dẫn chương trình.
- Tìm và lựa chọn khảo sát địa điểm chuẩn bị tổ chức.
- Lên dự kiến về khách mời và gửi giấy mời thông báo đến quan khách.
- Phải có những phương án dự trù phát sinh khác nhau.
Và quan trọng đó là nên hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp lâu năm.
9. DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN GALA DINNER TRỌN GÓI
- Tư vấn kịch bản gala dinner miễn phí cho quý khách.
- Tư vấn địa điểm, cách tổ chức gala dinner cho quý khách hàng miễn phí.
- Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp, kinh nghiệm trong nhiều sự kiện
- Cung cấp, cho thuê PG, lễ tân, người mẫu phục vụ sự kiện
- Âm thanh, ánh sáng thiết bị sự kiện luôn sẵn có trong kho cho thuê với mức giá rẻ.
- Cho thuê MC dẫn chương trình chuyên nghiệp.
- Cung cấp nhân sự (ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng, người mẫu, nhóm múa, nhóm nhảy, ban nhạc) phục vụ sự kiện Gala Dinner.
- Xử lý các vấn đề liên quan đến xin phép, cấp giấy phép, thủ tục pháp lý liên quan
- Hợp đồng nhanh gọn, đơn giản, có thể gặp trực tiếp để dễ dàng trao đổi thống nhất cũng như đưa ra phương án hợp lý nhất theo yêu cầu của khách hàng
Với đội ngũ nhân viên tư vấn sự kiện chuyên nghiệp lâu năm, nhiều ý tưởng cho tổ chức Gala Dinner. Công ty Truyền Thông Và Tổ Chức Sự Kiện Sao Vàng luôn đảm bảo cho đêm tiệc của khách hàng thành công, thú vị và hấp dẫn nhất.
Liên lạc ngay với chúng tôi để nhận được những ưu đãi miễn phí về dịch vụ tổ chức Gala Dinner nhé!
Văn phòng giao dịch: Tầng 4, Tòa nhà Rocland, số 83 Yên Lãng, Đống Đa, Hà Nội
Trụ sở: Tầng 5, số nhà 14 ngõ 33 Tạ Quang Bửu, Phường Bách Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: 0931.680.688
Website: http://gevent.com.vn
Email: info@gsukien.com.vn
